มาตรฐานการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

[mr.pdf]

การจัดการเอกสาร: เพื่อการรักษาไว้ ซึ่งรูปแบบไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ให้อยู่เป็นเวลานาน - ส่วนที่ 1: โดยใช้ PDF 1.4 (PDF/A-1)

มาตรฐานนี้ใช้กำหนดรูปแแบบ (PDF/A) เพื่อจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้อยู่เป็นเวลานาน และเป็นรูปแบบที่มีพื้นฐานอยู่บน PDF Reference Version 1.4 จาก Adobe Systems Inc.

ข้อมูลจำเพาะของไฟล์มาตรฐานแบ่งออกเป็น 2 ระดับ ที่ยินยอมทำตามเงื่อนไข หรือข้อกำหนด:

* PDF/A-1a -ระดับ A การยอมทำตาม ในส่วนที่ 1

* PDF/A-1b -ระดับ B การยอมทำตาม ในส่วนที่ 1 (มีความเข้มงวดน้อยกว่าสิ่งต้องการ)

สำหรับเวอร์ชั่นใหม่ "PDF/A-2" ในขณะนี้อยู่ระหว่างเริ่มดำเนินการ มันจะเป็นรูปแบบที่มีพื้นฐานอยู่บน PDF Reference Version 1.6

คุณประโยชน์ที่คุณจะได้รับจากไฟล์รูปแบบ PDF
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์มากมายกว่าการจัดเก็บรูปแบบไฟล์แบบดั้งเดิม (อาทิเช่น กระดาษ หรือไมโครฟิล์ม) คุณประโยชน์บางอย่างของการจัดเก็บ PDF จะเหนือกว่า TIFF หรือการจัดเก็บแบบกระดาษ

PDF จะบรรจุวัตถุรวมไว้ในไฟล์ (อาทิเช่น text, graphics), ซึ่งจะยอมให้ทำการค้นหา text ในไฟล์งานที่จัดเก็บไว้ทั้งหมด. TIFF เป็นรูปแบบราสเตอร์ และจำเป็นจะต้องสแกนพร้อมด้วยกลไก OCR (optical character recognition) เพื่อเปลี่ยนจาก text รูปแบบภาพ ไปเป็น text ธรรมดา

ไฟล์ PDF ต้องการพื้นที่ของหน่วยความจำเพียงเล็กน้อยกว่าไฟล์ต้นฉบับ หรือไฟล์ TIFF โดยที่คุณภาพไม่ลดน้อยลง ขนาดของไฟล์ขนาดเล็กจะเป็นผลดีอย่างยิ่ง เมื่อต้องจัดส่งไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ (FTP, ผูกติดไฟล์มาพร้อมกับ email และอื่นๆ)

รูปแบบ PDF สามารถที่จะปรับปรุงไฟล์ให้เหมาะสมกับการใช้งาน การปรับปรุงไฟล์ให้เหมาะสมกับการใช้งาน อาจจะมุ่งไปที่รูปภาพ (อาทิเช่น ตรวจเช็คภาพจากการสแกน) หรือดึงเอาส่วนประกอบของข้อมูลออกมา (อาทิเช่น รายละเอียดของผู้ส่งไฟล์) TIFF จะรักษาไฟล์ข้อมูลทั้งหมดเป็นประเภทเดียวกัน ไม่สามารถที่จะแยกข้อมูลออกจากกันได้

Metadata ตัวอย่างเช่น หัวเรื่อง, ผู้สร้าง, วันที่สร้าง, วันที่เปลี่ยนแปลงแก้ไข, หัวข้อ, รหัสคำ และอื่นๆ สามารถที่จะจัดเก็บในไฟล์ PDF
ไฟล์ PDF สามารถจะแบ่งประเภทอัตโนมัติบนพื้นฐานของ metadata ไม่ต้องอาศัยการ
แทรกแทรงของคน