MS Office ส่งงานพิมพ์ดิจิตอลได้หรือไม่?

[mr.pdf]

ผมได้รับคำถามมากมาย จากร้านรับพิมพ์งานดิจิตอล และอีกจากหลายคำถามจากอาจารย์มหาวิทยาลัยต่างๆ
เพราะโดยปกติแล้ว อาจารย์ส่วนมาก รวมถึงนักวิชาการ มักจะจัดทำเอกสารวิชาการในโปรแกรม MS Word
ซึ่งเป็นโปรแกรมที่มีอยู่ในชุดของ MS Office ที่อาจารย์ทุกท่านมีใช้แล้วเป็นประจำ ทั้ง MS PowerPoint, MS Excel

ทำให้ต้องใช้ MS Office จัดทำเอกสาร รวมไปถึงหนังสือบางประเภท ด้วยคุณสมบัติของโปรแกรม MS Word ในเวอร์ชั่นปัจจุบัน
มีการพัฒนาความสามารถมากขึ้น การจัดการสี การจัดการภาพ การเลือกใช้ตัวอักษร การทำตาราง และรูปแบบการจัดหน้า
ทำให้การทำงานภายใต้ MS Word เปลี่ยนไปจากในอดีต ที่ถูกมองเป็นเพียง Word Processing พิมพ์แต่ข้อความอย่างเดียว
หากต้องการนำไปจัดหน้า วางรูปแบบของหนังสือ จะต้องทำการถ่ายโอนตัวอักษรที่พิมพ์จาก MS Word ไปสู่โปรแกรมจัดหน้าโดยเฉพาะ
อย่างเช่น โปรแกรม Publisher ของ MS หรือ PageMaker ของ Aldus ซึ่งเปลี่ยนมาเป็นของ Adobe ในปัจจุบัน

เมื่อผู้ใช้ซึ่งมีความชำนาญกับ MS Word มาตลอด และเมื่อ MS Word ถูกพัฒนาให้มีความสามารถเข้าใกล้โปรแกรมจัดหน้าสิ่งพิมพ์มากขึ้น
ผู้ใช้ ซึ่งแน่นอนว่าส่วนหนึ่งก็คือ อาจารย์ นักวิชาการ ก็จะใช้ MS Word ออกแบบจัดหน้าเอกสารวิชาการ รวมไปถึงหนังสือ ด้วย MS Word
และเมื่อลงมือจัดหน้าเรียบร้อยแล้ว ได้ตามแบบที่ต้องการ การวางรูปภาพ การเลือกใช้ตัวอักษร กำหนดลักษณะตัวอักษร ขนาดของหน้า
และอื่นๆ อีกมากมาย ที่โปรแกรม MS Word จะมีให้

จัดหน้าใน MS Word เสร็จแล้ว เมื่อถึงเวลาในตอนที่จะ Output (พิมพ์ผลออก) ผ่านเครื่องพิมพ์ระบบต่างๆ ผู้ใช้ หรือผู้ทำงาน ก็คาดหวังว่า ทุกสิ่งทุกอย่างที่ออกแบบ
หรือจัดทำไว้ จะพิมพ์ผลออกมาถูกต้องทุกอย่าง เป็นไปตามที่ออกแบบไว้ แต่ผลออกมาทำไมมันถึงเปลี่ยนไป ไม่ว่าจะเป็นสีของภาพ ตำแหน่งการจัดวาง
การเคลื่อนตัวของข้อความ และอื่นๆ อีกมากมาย

โปรแกรม MS Word เหมาะสมกับการใช้จัดพิมพ์เอกสารทั่วๆ ไป อาจจะมีคุณสมบัติเพิ่มมากขึ้น แต่คุณสมบัติบางอย่างที่เพิ่มขึ้น ก็ไม่ได้เป็นประโยชน์ต่อการพิมพ์
ถึงแม้ว่าจะมีการพัฒนาคุณสมบัติอย่างมากมาย แต่ด้วยรูปแบบ และโครงสร้างตั้งต้นของ MS Word ที่ไม่ได้พัฒนามาเพื่อออกแบบจัดหน้างานสิ่งพิมพ์
จึงทำให้การใช้งาน หรือการทำงานทางด้านการพิมพ์ ยังไม่สมบูรณ์เท่าที่ควร ภายใต้การทำงานของ MS Word เพียงลำพัง
และด้วยตัวผู้ใช้เอง หากไม่เข้าใจกระบวนงานของการผลิตสิ่งพิมพ์เข้าด้วย ก็ยิ่งทำให้งานที่ออกแบบ หรือจัดหน้าใน MS Word เกิดปัญหามากขึ้น เมื่อนำเข้าไปสู่กระบวนการพิมพ์

แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการสร้างงานภายใต้ MS Word เพื่อนำไปใช้ในกระบวนการพิมพ์ ไม่ใช่ว่าจะแก้ไขไม่ได้ ยังมีทางออกเพื่อการณ์นี้
1. ผู้ใช้งาน ต้องเรียนรู้ และเข้าใจ กระบวนงานผลิตสิ่งพิมพ์
2. ต้องเรียนรู้ และเข้าใจ องค์ประกอบ และคุณสมบัติที่มีอยู่ใน MS Word สิ่งใดที่ใช้แล้ว ไม่ก่อให้เกิดปัญหาต่อการพิมพ์
3. ต้องเข้าใจวิธีการ และแนวทางในการปรับเปลี่ยนข้อมูล ให้เป็นข้อมูลที่เหมาะสำหรับการ Output

รูปแบบไฟล์ PDF เป็นอีกหนึ่งตัวช่วย สำหรับการผลิตงานสิ่งพิมพ์ ที่มีต้นตอมาจากการออกแบบด้วย MS Word
เพราะด้วยระบบ Output แล้ว อุปกรณ์บางรุ่น บางยี่ห้อ ไม่สามารถที่รองรับการ Output ด้วยไฟล์ MS Word
ถึงแม้ว่าอุปกรณ์รุ่นใหม่ๆ ซึ่งก็เข้าใจสภาพตลาด และพฤติกรรมของผู้บริโภค พยายามพัฒนาให้อุปกรณ์ของต้นเองรับการ Output จาก MS Word
แต่ก็ยังเกิดประเด็นปัญหาอยู่มากพอสมควร นั่นก็คือ ข้อมูลที่ Output ออกมา ไม่ตรงตามที่เห็นบนหน้าจอ ปัญหานี้เกิดขึ้นเป็นประจำ
ซึ่งมีที่มาจากหลายสาเหตุ อย่างเช่น เวอร์ชั่นของ MS Word แตกต่างกัน ผู้ใช้ อาจจะใช้เวอร์ชั่นหนึ่ง และเมื่อส่งไฟล์ไปปลายทาง ก็ใช้อีกเวอร์ชั่นหนึ่งเปิดขึ้นมาเพื่อ Output

ทางแก้ ที่เหมาะสมที่สุดในปัจจุบัน คือ ให้ผู้สร้างไฟล์จาก MS Word แปลงให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF ก่อน และตรวจเช็คความถูกต้องให้เรียบร้อย แล้วค่อยส่งต่อไปยังส่วน Output
วิธีนี้ ผู้สร้างไฟล์ จะเห็นสภาพความเป็นจริงของไฟล์ก่อน ที่จะส่งต่อให้ผู้อื่น หากเห็นข้อมูลที่ผิดเพี้ยนไปจากเดิม หรือจากสิ่งที่ออกแบบไว้ ก็จะได้ทำการปรับแก้ให้ถูกต้องเสียก่อน

การรับไฟล์ PDF เพื่อนำมาใช้สำหรับงานพิมพ์ดิจิตอล
ร้านรับพิมพ์งานดิจิตอล ในปัจจุบัน ได้มีการปรับเปลี่ยนมาเพื่อรองรับไฟล์ PDF กันมากขึ้น และนิยมให้ลูกค้าสร้างไฟล์ PDF มาให้เรียบร้อยเสียก่อน
เพื่อลดความผิดพลาดในงานพิมพ์ ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้ตลอดเวลาหากเป็นไฟล์ MS Word
ถึงแม้ว่าร้านรับพิมพ์งานดิจิตอล จะมีเครื่องไม้เครื่องมือรุ่นใหม่ๆ ที่ทันสมัย รองรับการ Output ไฟล์จาก MS Office ได้ แต่ก็ไม่ได้รับประกันว่าจะไม่เกิดปัญหาขึ้น
เพราะการทำงานด้วย MS Office กับระบบภาษาไทย และความเข้าใจของผู้สร้างไฟล์ อาจเป็นต้นเหตุของปัญหาได้
ดังนั้น ร้านรับพิมพ์งานดิจิตอลส่วนมาก จึงพยายามปรับการรับไฟล์งานมาเป็นระบบ PDF ทั้งหมด

จากคำอธิบายทั้งหมด น่าจะเป็นคำตอบได้ระดับหนึ่งว่า MS Office ส่งงานพิมพ์ดิจิตอลได้หรือไม่?

ผมเองก็เข้าใจกับผู้ใช้ หรือผู้สร้างไฟล์งานด้วย MS Office บางครั้ง อยากแนะนำให้ไปใช้โปรแกรมจัดหน้าที่เหมาะสมกับการผลิตสิ่งพิมพ์
แต่ผู้ใช้เหล่านี้ โดยเฉพาะอาจารย์ และนักวิชาการ ยังไม่ถือว่าเป็นกลุ่มเป้าหมายสำหรับใช้โปรแกรมออกแบบสิ่งพิมพ์
ซึ่งกลุ่มเป้าหมายหลัก น่าจะเป็นหน่วยงานที่รับผิดชอบผลิตสิ่งพิมพ์โดยตรง อย่างเช่น ศูนย์การพิมพ์, สำนักพิมพ์ ในหน่วยงานของท่าน

การใช้ MS Office ด้วยเหตุเพราะ ท่านต้องนำไปใช้ในงานอื่นๆ ด้วย ทั้งงานสอน การนำเสนอโครงการต่างๆ รวมไปถึงการจัดทำเอกสารการเรียนการสอน
และเมื่อเอกสารการเรียนการสอนเหล่านั้น ต้องนำมาผลิตเป็นงานพิมพ์จำนวนมาก หรือจำนวนหนึ่ง หากสามารถนำงานที่จัดทำไว้แล้วสามารถนำไปผลิต
ต่อไปได้เลย ย่อมเป็นการดีต่อทุกฝ่าย

แต่อยากจะบอกว่า ถ้าเป้าหมายจริงๆ ต้องการผลิตหนังสือ หรือเอกสารจำนวนมากๆ อาจารย์ หรือนักวิชาการ ไม่ถนัดในเรื่องนี้ ก็ควรปล่อยให้
ผู้ที่เขามีหน้าที่ รับผิดชอบ เป็นผู้ทำให้เราน่าจะดีกว่า ต้องมานั่งเสียเวลาแก้ปัญหาในภายหลัง ก็คงไม่แน่ดีแน่

ทุกเรื่องย่อมมีทางออก ทำให้ส่ิงที่เราทำได้ และยอมรับกับมัน ปัญหาก็จะไม่เกิดขึ้นครับ
mr.pdf

[mr.pdf]

งานเอกสารจาก MS Office (ทั้ง Word, Excel, PowerPoint) เมื่อมีความจำเป็นต้องส่งต่อไปเพื่อผลิตงานพิมพ์ มักจะมีปัญหาตามมา มากบ้าง น้อยบ้าง เป็นเรื่องที่พบเจอกันอยู่เป็นประจำ
ปัญหาที่เกิดขึ้น ไม่ใช่เกิดขึ้นเฉพาะในบ้านเรา ในต่างประเทศ ไม่ว่าจะเป็นอเมริกา, ยุโรป หรือประเทศในโซนเอเซีย ก็ได้รับผลกระทบเช่นกับเรา

ทางออกของปัญหานี้ เขาเหล่านั้น แก้กันอย่างไร?
1. ในขั้นต้น ก็ต้องสร้างความเข้าใจ ถึงความถูกต้อง เลือกใช้ Tools ที่ถูกต้องเหมาะสมสำหรับโปรแกรมออกแบบสิ่งพิมพ์
2. และสิ่งที่ทำควบคู่กันไป คือ การกำหนดแนวทาง และวิธีการจัดการไฟล์ใน MS Office รวมไปถึงการสร้างไฟล์ PDF เพื่อนำไปใช้ในการผลิตสิ่งพิมพ์
3. เลือกใช้ และพัฒนาระบบของการ Output ให้รองรับกับงาน MS Office

สำหรับในบ้านเรา
- ในข้อที่ 1 นั้น ก็มีองค์กร หรือหน่วยงานจำนวนมาก ได้ให้ความรู้มาอย่างยาวนาน ตั้งแต่ระบบ Desktop Publishing เกิดขึ้นมาใหม่ๆ เมื่อสัก 20 กว่าปีที่แล้ว
ถึงแม้ว่าโปรแกรมออกแบบสิ่งพิมพ์ จะเปลี่ยนไปพัฒนาคุณสมบัติมากขึ้น การให้ความรู้ก็ยังมีอย่างต่อเนื่อง และก็เกิดองค์กร หรือหน่วยงานใหม่ๆ ขึ้นมาเพื่อให้ความรู้มากขึ้นตามไปด้วย
จึงถือได้ว่า บ้านเราก็ยังเฝ้าติดตามการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี และนำมาถ่ายทอดให้เรียนรู้กันได้อยู่ตลอดเวลา ประจวบกับขณะนี้เทคโนโลยีสารสนเทศก้าวไกล การสื่อสาร และการเรียนรู้
ของผู้ปฏิบัติงานก็สามารถเรียนรู้ได้ง่าย และสะดวกขึ้น ทำให้เกิดการปรับตัวอยู่ตลอดเวลา
- ในข้อที่ 2 นั้น ยังมีองค์กร และหน่วยงานน้อยมาก ที่จะให้ความรู้ทางด้านนี้ ส่วนหนึ่งอาจจะมองว่า ควรจะให้ความรู้ตามข้อ 1 น่าจะดีกว่า ซึ่งทางมองถึงความเป็นจริงแล้ว สภาวะการณ์ของการทำงาน
ไม่อยู่จำนวนไม่น้อยเลย ที่มีกลุ่มคนหลายๆ กลุ่ม ที่ยังมีความจำเป็น หรือความจำยอม ที่ต้องใช้ MS Office อยู่ จะด้วยเหตุผลใดก็แล้วแต่ ด้วยเหตุนี้ ผู้ที่เกี่ยวข้อง ทั้งองค์กร หรือหน่วยงาน ทางด้านการพิมพ์ แม้กระทั่งผู้ที่ได้ขึ้นชื่อว่า เป็นครู อาจารย์ ก็จะต้องศึกษา และค้นคว้าหาทางช่วยบรรเทาปัญหา และเมื่อเขาเข้าใจมากขึ้น การเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน เพื่อไปสู่ประเด็นในข้อ 1 ก็ไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไป
เหมือนกับองค์กร หรือหน่วยงานทางด้านการพิมพ์ในต่างประเทศ ที่ได้ดำเนินการในข้อนี้อยู่
- ในข้อที่ 3 นั้น ส่วนแรกก็เป็นหน้าที่ของผู้พัฒนา Hardware และ Software เพื่อให้รองรับกับ MS Office สำหรับการ Output ส่วนที่สอง ก็จะเป็นหน้าที่ของศูนย์บริการงานพิมพ์ ที่จะต้องลงทุนซื้อหา
อุปกรณ์เหล่านี้มาใช้งาน เพื่อให้รองรับกับลูกค้า หรือผู้ใช้ MS Office แต่ก็อีกนั่นแหละครับ เมื่อซื้ออุปกรณ์เหล่านี้มาแล้ว ก็ใช่ว่าจะช่วยแก้ปัญหาให้ได้ทั้งหมด สุดท้ายก็ต้องขอพึ่งพาแนวทางในข้อ 2 หรือ
ย้อนกลับไปทำ และแก้ไขงานโดยใช้แนวทางในข้อ 1
ถึงที่สุดแล้วแนวทางในข้อ 3 ก็ยังไม่ใช่หน้าที่ของกลุ่มผู้สร้างงานอยู่ดี ผู้สร้างไฟล์งานน่าจะต้องถูกพัฒนา และแก้ปัญหาโดยข้อ 2 และตามมาด้วยข้อ 1
มากกว่า ซึ่งก็จะสอดคล้องกับแนวทาง และวิธีการแก้ปัญหาในต่างประเทศ
หรือว่าอาจจะมีวิธีที่ดีกว่านี้ ซึ่งเราก็อาจจะไม่รู้ก็ได้ แต่หากใครรู้ องค์กรไหนรู้ หน่วยงานไหนรู้ ก็ต้องอธิบายออกมา แนะนำกันออกมา เพื่อช่วยพัฒนา และแก้ปัญหาการเตรียมไฟล์งานสำหรับผลิตสิ่งพิมพ์
ผมชื่อว่า ทุกคนที่มีความจำเป็น หรือจำยอมในการใช้ MS Office จะยอมรับโดยดุษฎี หากแต่การยอมรับนั้น ช่วยแก้ปัญหาให้เขา ให้เขายอมรับได้