Adobe ประกาศเปิดตัวโปรแกรม Adobe Acrobat 8 และยังคง Family ไว้เหมือนเดิม เริ่มต้นจาก Adobe Acrobat 3D 8.0, Adobe Acrobat Professional 8.0, Adobe Acrobat Standard 8.0, Adobe Acrobat Element 8.0 และ Adobe Reader 8.0พร้อมทั้งเปิดตัวโปรแกรมใหม่อีก 2 ตัวคือ Adobe Acrobat Connect และ Adobe Acrobat Connect Professional
เพิ่มประสิทธิภาพการสร้าง และใช้ไฟล์ PDF ในสำนักงาน
ในการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ของ Acrobat 8 นอกจากจะเปลี่ยนรูปสัญลักษณ์ของเครื่องมือให้ดูสวยสดใสแล้ว โดยภาพรูปแล้วจะเน้นเพิ่มประสิทธิภาพของการใช้ และสร้างไฟล์ PDF ในสำนักงานมากกว่า ไม่ว่าจะเป็นการสร้างไฟล์จาก MS Office หรือ Auto CAD ทำได้เร็วขึ้นถึง 80% และเพิ่มความสะดวกในการสร้างไฟล์ โดยรวมเอาไฟล์รูปแบบต่างๆ นำมาแปลงรวมเป็นไฟล์ PDF เพียงไฟล์เดียว โดยที่ไม่ต้องเสียเวลานำไฟล์มารวมกันในภายหลัง
การปรับปรุง Acrobat 8 เพื่อรองรับการใช้งานสำนักงานมากขึ้น อีกเหตุผลหนึ่งที่สำคัญก็คือ เพื่อรองรับไฟล์มาตรฐาน PDF/A ซึ่งเป็นไฟล์ PDF มาตรฐานสำหรับการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งการสร้างไฟล์ใน Acrobat 8 จะมี PDF Setting ของ PDF/A-1a และ PDF/A-1b ให้มาพร้อม เพื่อให้คุณสามารถแปลงไฟล์มาตรฐานเหล่านี้ได้
นอกจากนั้นยังเพิ่มประสิทธิภาพเกี่ยวกับการสร้าง และใช้แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์, การกำหนด Security, การใช้ลายเซ็นดิจิทัล, การเพิ่มคำแนะนำ, ข้อเสนอแนะงานตรวจสอบเอกสาร เพื่อเป็นการทำงานร่วมกันของผู้ใช้ในสำนักงาน รวมไปถึงการแปลงข้อมูลกลับจาก PDF ไปเป็นไฟล์ MS Office ล้วนแต่เพิ่มความสะดวกในการใช้งาน และง่ายต่อการเลือกใช้คำสั่ง
มีคำสั่งอะไรน่าสนใจบ้าง? ภายใต้แนวคิด 5 C (Create, Combine, Collaborate, Collect และ Control)
1. Create (การสร้างไฟล์ PDF)
- ง่ายต่อการสร้างเอกสาร PDF จาก Microsoft Office, Outlook, Internet Explorer, Project, Visio, Access, Publisher, AutoCAD(R), Lotus Notes, หรือโปรแกรมอื่นๆ เพียงการ Print เท่านั้น
- สแกนเอกสารจากกระดาษ ด้วยเทคโนโลยี OCR เพื่อสร้างเอกสาร PDF ที่ใช้พื้นที่น้อย และสามารถค้นหาคำได้
- แปลง e-mail ใน Microsoft Outlook หรือ Lotus Notes เพื่อไปเป็นเอกสาร Adobe PDF เพื่อทำให้สะดวกขึ้นในการค้นหา, การจัดเก็บ และการเอาข้อมูลกลับมา (เฉพาะ Windows เท่านั้น)
- แปลงข้อมูลจากหน้าเว็บไปเป็นเอกสาร PDF ทำให้ง่ายต่อการพิมพ์, การจัดเก็บ, ใส่เครื่องหมายต่างๆ และการใช้ข้อมูลร่วมกัน (เฉพาะ Windows เท่านั้น)
- สร้างเอกสารในรูปแบบ PDF/A มาตรฐาน ISO ในการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ยาวนาน หรือรูปแบบ PDF/X สำหรับงานพิมพ์คุณภาพสูง
2. Combine (การรวมกันของไฟล์ PDF)
- การรวมเอกสาร, ภาพวาด ไปเป็นไฟล์ PDF เดียวกัน, เอกสาร PDF ที่แปลงเสร็จเรียบร้อยแล้วสามารถที่จะทำการปรับเปลี่ยนขนาดของไฟล์ให้เหมาะสมกับการนำไปใช้งาน และจัดเรียงลำดับไฟล์ โดยยึดเอาจากคำสั่งตามชนิดไฟล์, ขนาดหน้างาน, และลักษณะของการวางหน้างาน
- ยังคงรักษาลายเซ็นดิจิทัล และ Security แต่ละตัวในไฟล์ PDF และแบบฟอร์มไว้เหมือนเดิม เมื่อมีการรวมไฟล์ไปเป็นไฟล์ PDF เพียงไฟล์เดียว
- ทำการสร้างไฟล์เอกสาร PDF ใหม่ ในการรวมไฟล์ หลังจากมีการเปลี่ยนแปลงไฟล์ต้นทาง โดยไม่ต้องไปที่ตำแหน่งรวมไฟล์ Native
- ทำการลบ header และ footer จากไฟล์ต้นทางอัตโนมัติ และใส่ header, footer หรือ watermark รวมเข้าด้วยกัน ไปที่เอกสาร PDF ของคุณที่ต้องการรวมเข้าด้วยกัน
- ใช้ไฟล์ต้นทางร่วมกัน โดยผูกติดไฟล์ต้นฉบับที่เป็นรูปแบบไฟล์ Native ไปพร้อมกับเอกสาร PDF
3. Collaborate (การใช้งานร่วมกันในไฟล์ PDF)
- กำหนดให้ผู้ปฎิบัติงานสามารถใช้ซอฟต์แวร์ Adobe Reader(R) (เวอร์ชั่น 7.0 หรือ 8) เพื่อใช้งานร่วมกันในการตรวจสอบเอกสาร ใช้ปุ่ม Start Meeting button เพื่อใช้ร่วมกันในรูปแบบ real-time ด้วยผลิตภัณฑ์ใหม่ Adobe Acrobat Connect
- ใน Acrobat 8 เริ่มนำเอาการตรวจสอบเอกสารใน PDF ด้วย email มาใช้ ทำการรวมข้อคิดเห็น และเครื่องหมายต่างๆ ที่ส่งเข้ามาจากผู้ตรวจสอบทั้งหลาย ไว้ในไฟล์เอกสาร PDF เพียงไฟล์เดียว ด้วยการคลิ๊กเพียงครั้งเดียว
- ง่ายต่อการจัดการการใช้ข้อมูลตรวจสอบร่วมกัน โดยที่ไม่ต้องผู้ช่วยทางด้าน IT ซึ่งจะมีการอนุญาติให้มีการตรวจสอบร่วมกัน เพื่อที่จะมองเห็นข้อคิดเห็นที่เป็นข้อคิดเห็นอื่น และติดตามสถานะของการตรวจสอบ
- ผู้ใช้สามารถใช้ซอฟต์แวร์ฟรี Adobe Reader(R) เพื่อใช้การตรวจสอบร่วมกันใน e-mail หรือ server-based ทำการตรวจสอบข้อคิดเห็นทั้งหมดด้วยเครื่องมือ Comment และ Markup ใน Acrobat 8 Professional ประกอบไปด้วย notes, stamps, highlighter, pencil, lines, shapes และเครื่องมืออีกจำนวนมาก
- ติดตามผู้ตรวจสอบที่มีส่วนตอบกลับ, ส่งข้อความเตือนความจำ และใส่ผู้มีส่วนร่วมใหม่ ง่ายต่อการรวบรวมข้อคิดเห็นเข้าไปในเอกสาร PDF เพียงไฟล์เดียว
- แสดงและพิมพ์ข้อความตอบกลับ เพื่อง่ายต่อสื่อสารกับผู้ร่วมใช้ไฟล์ด้วยกัน จัดเรียงลำดับข้อคิดเห็น โดยผู้ส่งข้อคิดเห็น, วันที่ หรือหน้า ค้นหาข้อคิดเห็นด้วยคำ หรือประโยค ที่ต้องการโดย
- เลือกและ export ข้อคิดเห็นกลับไปที่ไฟล์ต้นฉบับ Word หรือ AutoCAD ข้อคิดเห็นจะปรากฏใน Word และแยกตาม Layer ใน AutoCAD
4. Collect (เก็บรวบรวมไฟล์ PDF)
- ง่ายต่อการเก็บรวบรวม และเผยแพร่แบบฟอร์ม , รวมแบบฟอร์มเข้าด้วยกันเพื่อใช้ประโชยน์ในการค้นหา, จัดเรียงลำดับ PDF ที่บรรจุรวมด้วยกัน และทำการ export ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ไปที่ spreadsheet เพื่อเป็นการสร้างรายงานสำหรับใช้ใน MS Excel (เฉพาะ Windows เท่านั้น)
- ทำให้เกิดผลดีในเรื่องของการเก็บต้นฉบับ โครงร่างของแบบฟอร์ที่มีการใช้อยู่ทุกวัน ตัวอย่างเช่นฟอร์มพนักงานในบริษัท, ใบแจ้งราคาสินค้าที่ขาย และรายงานค่าใช้จ่าย (เฉพาะ Windows เท่านั้น)
- สร้าง field ฟอร์มในการกรอกข้อมูล เพื่อแจกจ่ายผ่านทาง email หรือบนเว็บโดยการสแกนจากกระดาษ, เอกสาร PDF, เอกสาร Microsoft Word หรือ Excel spreadsheets.
- หาตำแหน่งของ form fields ในเอกสารแบบฟอร์ม PDF แบบอยู่นิ่งๆ และเปลี่ยนมันไปเป็น form fields แบบที่มีการสื่อสารระหว่างกันได้โดยอัตโนมัติ การกรอกข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์โดยทุกๆ คนโดยใช้ซอฟต์แวร์ฟรี Adobe Reader
- เพิ่มความสามารถให้ผู้ใช้ด้วยการพิมพ์ข้อมูลไปที่แบบฟอร์ม PDF ได้โดยตรงบนซอฟต์แวร์ Adobe Reader
5. Control (ควบคุมไฟล์ PDF)
- ควบคุมสิทธิ์ในการเข้าไปใช้เอกสาร PDF, กำหนดการรับส่งข้อมูลด้วยการใช้รหัสตัวเลขที่ถูกต้องและเหมาะสม และรักษาความสมบูรณ์ของเอกสารไว้
- จำกัดสิทธิ์ในการเข้าไปใช้เอกสาร PDF โดยใช้การเข้ารหัส 128-bit กำหนดอนุญาติให้เข้าไปใช้เอกสาร เพื่อช่วยจำกัดว่าใครสามารถที่จะพิมพ์, จัดเก็บ, ทำสำเนา และเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร
- สามารถทำการเซ็นโดยลายเซ็นดิจิทัลบนเอกสาร PDF ได้ใน Adobe Reader
- ตรวจสอบเอกสาร PDF สำหรับ metadata, layers ที่ซ่อน และข้อมูลที่ปกปิดไว้ และทำการลบทิ้งได้ถ้าต้องการ
- ทำการป้องกันไฟล์ที่ผูกติดมากับเอกสาร PDF ได้ โดยการเข้ารหัสแบบ 128-bit
